Webinar

Un webinar es una exposición o conferencia que se hace sobre un tema particular a través de internet. Puede hacerse de varias maneras, todas son válidas. Puede ser como una conversación casual, como un instructivo, como una sesión de preguntas y respuestas, como una entrevista, como una presentación o demostración de uso de un servicio o producto, como un panel de expertos…En cualquiera de los casos la situación es la misma: tú, dándoles a los asistentes, información importante y de calidad sobre temas que tienen que ver con lo que ofreces en tu página o sitio web. Se hace con el fin de crear una relación de confianza con ellos, que ellos sepan que están en manos de expertos sobre ese tema en particular, esto es lo que hace que la relación se afiance cada vez más.

¿Por qué se hace un webinar?

Un webinar se hace hace por muchos motivos, pero desde el punto de vista del marketing, se hace principalmente porque es una pieza que encierra todas las etapas del embudo de conversión. Es supremamente completa y lo ofrece desde el principio hasta el final. Atracción, activación, retención, monetización y referenciación. Todas están en él y sin importar en qué etapa está tu cliente, esta pieza lo puede acoger y hacerlo avanzar en el embudo.

Veamos como funciona para algunas etapas del embudo:

Uso del webinar como estrategia de atracción de clientes

Puede usarse como estrategia de atracción de usuarios y como un lead magnet. Para la atracción de nuevos leads se hace ofreciendo acceso al canal del webinar a cambio de registrar sus datos como nombre o correo electrónico.

Entre las ventajas de utilizarlo como parte de las estrategias de marketing digital de una empresa, es que la audiencia puede interactuar en tiempo real con los profesionales y la empresa que ofrece el webinar.

Esta interacción constituye uno de los grandes pilares para la generación de comunidad y conversación con usuarios y clientes, a la vez que fortalece la relación de confianza, conocimiento y valor agregado sobre el producto o servicio.

Uso del webinar como estrategia de activación de clientes

No solo funciona para atraer clientes, sino que un webinar además funciona para activar clientes ya que las personas van a estar pegadas a tu pantalla e interactuando.

De esta manera vemos que cumplen varias funciones dentro de un embudo de conversión.

Uso del webinar como estrategia de retención

Esta es una excelente estrategia de retención ya que permite captar (retener) la atención del usuario durante, 30, 40, 60 minutos o más. Hay webinars de horas!

Durante todo este tiempo el usuario va a estar prestandole atención a la pantalla y tendrás varias oportunidades para demostrarle los beneficios de tu producto y todo lo que puedes hacer por el usuario.

No desperdicies el tiempo. Has de tu webinar una experiencia entretenida y valiosa. Muéstrale porque eres la mejor opción y porque debería confiar en tu marca.

Ahora, manos a la obra:

¿Cómo se hace un webinar?

Si buscas esto en internet, lo más probable es que encuentres un sinnúmero de herramientas para hacerlo.

Son determinantes para el proceso y el uso adecuado de las mismas es un apoyo innegable del éxito del webinar; sin embargo, no esta solo ahí el secreto para su éxito. Es indispensable cumplir con varios requisitos para poder llegar a donde quieres.

Empezaremos por definir cuáles son las partes de un webinar

Partes de un webinar

Tema
Título
Anfitrión (o anfitriones) e invitados (si es el caso)
Participantes
Dispositivo para transmitir con acceso a internet (este debe contar con cámara y micrófono. Lo ideal es que sea un computador ya sea de escritorio o portátil, para que sea una transmisión más estable, con una mejor imagen, mejor soporte y una conexión estable a la red)
Software o app de transmisión
Elementos para compartir en pantalla en caso de que sean necesarios (puede ser una presentación, un video, imágenes
Medio interactivo. Este es el medio por el cuál se interactuará con los participantes. Puede ser un chat o un medio de debates. Este muchas veces viene predeterminado en el software de transmisión.
Guion. Es importante para poder tener claro el tiempo que se tomará cada subtema y para que no se olviden partes tan importantes como el saludo, los momentos de interacción con el público y obviamente el los llamados a la acción claros y enfáticos.

1. Tema

Pareciera obvio pero es algo a lo que debemos ponerle muchísima atención. Esto es lo más importante de todo el webinar. Si no hay un buen tema que interese a las personas, sencillamente no van a asistir. La idea de crear un webinar con la finalidad de adherir más personas a tu embudo de conversión en cualquiera de las etapas, debe estar respaldada por contenido de calidad.

Quedó atrás tener solo un título cautivante y ofrecer información de relleno. Siempre debes tener presente que estás construyendo una relación de confianza y a largo plazo con tus clientes. Sino entregas lo que ofreciste, las personas simplemente abandonarán el proceso.

Para escoger el tema hay que conocer muy bien qué es lo que quieren y necesitan tus clientes, cuáles son sus dolencias, miedos y falencias. Ofrecerles soluciones, claridades, apoyos. Esto hay muchas formas de saberlo, pero la mejor es interactuando con ellos y leyendo comentarios que hacen, preguntas y demás.

Identificación del Público Objetivo: Antes de elegir un tema, es crucial identificar a quién va dirigido el webinar. Comprende las características demográficas, intereses, necesidades y desafíos de tu audiencia. Realiza encuestas, analiza los datos de tus seguidores en redes sociales o utiliza herramientas de análisis de audiencia para obtener una comprensión clara.
Investigación de Temas Actuales y Emergentes: Mantente al día con las últimas tendencias en tu industria. Utiliza herramientas como Google Trends, escucha podcasts relevantes, participa en foros especializados y revisa publicaciones líderes en tu sector. Identifica los temas que están generando discusión y entusiasmo.
Análisis de Competencia: Observa qué temas están cubriendo tus competidores y cómo están siendo recibidos. Aunque no debes copiar exactamente lo que hacen, esto te puede dar una idea de los intereses del público y posibles huecos que podrías llenar.
Encuestas y Feedback Directo: Realiza encuestas en tus canales de comunicación o redes sociales preguntando directamente a tu audiencia sobre qué temas les gustaría aprender o discutir. Este enfoque directo puede revelar intereses específicos y áreas no exploradas.
Enfoque en Solucionar Problemas: Centra tu atención en problemas o desafíos comunes que enfrenta tu audiencia. Un webinar que promete resolver un problema específico o mejorar una habilidad concreta suele ser muy atractivo.
Conexión con Eventos Actuales: Si es posible, conecta tu tema con eventos o situaciones actuales. Por ejemplo, si hay un cambio significativo en la legislación que afecta a tu industria, un webinar que explique o discuta estos cambios puede ser muy relevante.
Personalización y Especialización: Considera la creación de webinars que aborden nichos muy específicos dentro de tu área. Mientras más personalizado y enfocado sea el tema, más probable es que atraigas a una audiencia comprometida.

2. Título

Una vez seleccionado el tema, desarrolla un título que sea claro, conciso y atractivo. Debe reflejar el contenido del webinar y despertar el interés de tu público objetivo. Este paso es indispensable para que tu webinar tenga muchos asistentes. De nada sirve haber escogido el tema con toda la dedicación necesaria, si el título que le pones, no hará justicia a la información que piensas ofrecer.

El título debe ser cautivante, no muy extenso, y debe prometer algo que tus clientes potenciales o recurrentes necesitan y están buscando.

Una vez tengas listo el contenido y el título de tu webinar puedes combinarlo con otras técnicas de adquisición como SEM, SEO, joint ventures u otras para atraer más usuarios que les interese el tema. También puedes integrarlos con distintas herramientas a tu página web para que sea más efectiva.

3. Anfitrión (o anfitriones) e invitados (dependiendo del formato del webinar)

Es muy importante que tengas claro quiénes serán las personas que estarán compartiendo información durante tu webinar, pues al hacer las invitaciones para los asistentes, una forma de atraparlos es hablando de quienes allí estarán exponiendo. Usa las credenciales o la experiencia que tienen frente al tema para generar más credibilidad e interés.

4. Participantes

Son la audiencia, la parte más importante de este proceso. Y esto es muy importante que se los hagas sentir a través del webinar. Por medio de interacciones y entregando lo que prometiste en el título y en las promociones que hiciste de él

5. Dispositivo para transmitir

Es indispensable que tenga acceso a internet y que este sea estable. Esto debes chequearlo con anterioridad, hacer pruebas de compatibilidad y de la cámara y el micrófono. Te recomendamos que sea un computador portátil o de escritorio y no una tablet o un celular, debido a la capacidad de cada uno.

6. Software de transmisión

Hay muchísimas ofertas en el mercado, sobre todo ahora que la comunicación cambió tanto después de la cuarentena dictada por la pandemia. Acá hay algunos ejemplos de lo que puedes usar:

7. Elementos para compartir en pantalla durante el webinar

Es útil tener a la mano y ya preparadas, ayudas visuales o audiovisuales para usar dentro del webinar. Puede ser una presentación, un video, imágenes, ¡o inclusive todas! Todos estos medios ayudan a que el público tenga mayor claridad sobre el tema expuesto y esté enganchado. Ya sabemos que la capacidad de concentración de las personas en una pantalla no suele extenderse más de 20 minutos y menos si es en una sola actividad.

8. Medio interactivo

Generalmente viene integrado con el software de transmisión. Se trata del chat

9. Guion

Este es muy importante porque puedes saltarte partes que son indispensables debido a concentrarte mucho en un punto.

Aspectos Técnicos y Pruebas Previas para Webinars

1. Configuración Técnica Básica:

Conexión a Internet: Asegúrate de tener una conexión a internet confiable y de alta velocidad. Es preferible utilizar una conexión cableada en lugar de Wi-Fi para garantizar estabilidad.
Cámara Web: Utiliza una cámara web de buena calidad. Si la cámara incorporada en tu computador no es de alta resolución, considera invertir en una cámara web externa.
Micrófono: La calidad del audio es crucial. Un micrófono externo suele proporcionar una mejor calidad de sonido que los micrófonos incorporados en la mayoría de los dispositivos.
Iluminación: Una buena iluminación es esencial. La luz debe estar frente a ti, iluminando tu rostro claramente. Evita las luces de fondo que pueden crear sombras o deslumbramiento.

2. Pruebas de Equipo y Conexión:

Realiza pruebas de tu equipo con anticipación. Verifica que la cámara, el micrófono y la conexión a internet funcionen correctamente.
Haz una “prueba seca” en la plataforma que usarás para el webinar, para familiarizarte con sus funciones y asegurarte de que todo funcione como se espera.

3. Software de Transmisión:

Escoge un software de transmisión que se ajuste a tus necesidades. Familiarízate con sus características y asegúrate de saber cómo manejar las herramientas disponibles, como compartir pantalla, moderar el chat, etc.
Verifica la compatibilidad del software con tu sistema operativo y hardware.

4. Configuración del Espacio de Transmisión:

Elige un lugar tranquilo y sin distracciones para realizar tu webinar.
Asegúrate de que el fondo sea neutro y profesional. Considera usar un fondo virtual si tu espacio no es ideal.

5. Pruebas de Sonido y Video:

Realiza pruebas de sonido para comprobar la claridad y el volumen. Asegúrate de que no haya eco ni ruido de fondo.
Haz pruebas de video para verificar la calidad de la imagen, el encuadre y la iluminación.

6. Plan de Contingencia:

Ten un plan en caso de fallas técnicas. Esto puede incluir tener un segundo dispositivo listo, instrucciones para los participantes en caso de problemas de conexión, y un medio para comunicarte con la audiencia si el sistema falla.

7. Asistencia Técnica:

Si es posible, ten a alguien disponible para ayudarte con los aspectos técnicos durante el webinar, especialmente si esperas una gran audiencia.

8. Última Revisión Pre-Evento:

Realiza una última revisión técnica un día antes o unas horas antes del webinar para asegurarte de que todo esté funcionando correctamente.

La preparación técnica y las pruebas previas son fundamentales para garantizar que el webinar se desarrolle sin problemas técnicos. Un evento sin contratiempos técnicos permite que tanto el presentador como la audiencia se concentren en el contenido del webinar, mejorando la experiencia general y la percepción de profesionalismo.

Contáctanos si necesitas implementar un webinar para tu empresa.

viernes, 24 de marzo de 2023

Juan Esteban Yepes